EXPO 18. PZU CRACOVIA MARATON

REGULAMIN EXPO 18. PZU CRACOVIA MARATON

I. TERMIN I MIEJSCE EXPO 18. PZU CRACOVIA MARATON

1. Expo 18. PZU Cracovia Maraton (dalej EXPO) będzie odbywać się w dniach 25-27 kwietnia 2019 roku.

2. Godziny otwarcia EXPO:

25.04.2019 r. (czwartek) w godzinach 15:00-20:00
26.04.2019 r. (piątek) w godzinach 15:00-20:00
27.04.2019 r. (sobota) w godzinach 07:00-20:00

3. EXPO  zlokalizowane będzie na Stadionie Miejskim im. Henryka Reymana przy ul. Reymonta 20 w Krakowie pod trybuną wschodnią.

4.  Organizatorem EXPO jest Gmina Miejska Kraków - Zarząd Infrastruktury Sportowej w Krakowie, ul. Walerego Sławka 10, tel. 12 616 63 00, e-mail sekretariat@zis.krakow.pl

II. ZGŁOSZENIA NA EXPO

1.Wystawcy chcący zaprezentować swoją działalność/produkty na EXPO obowiązani są  zgłosić swój udział do dnia 8 kwietnia 2019 r., chyba, że wcześniej dostępna powierzchnia zostanie wynajęta.

2. Zgłoszenia można dokonać za pośrednictwem formularza zgłoszeniowego zamieszczonego na stronie internetowej www.pzucracoviamaraton.pl w zakładce EXPO. Skan wypełnionego i podpisanego, przez osobę uprawnioną do reprezentacji Wystawcy, formularza zgłoszeniowego należy przesłać na adres e-mail: expo@zis.krakow.pl w terminie określonym w ust. 1. Przesłanie zgłoszenia nie jest równoznaczne z przyznaniem uczestnictwa Wystawcy w EXPO.

3. Zgłoszenia uczestnictwa dokonane po terminie wskazanym w ust.1 będą rozpatrywane przez Organizatora w przypadku dostępności powierzchni wystawienniczej.

4. W przypadku pozytywnej weryfikacji formularza zgłoszeniowego Organizator prześle na wskazany w formularzu zgłoszeniowym adres e-mail Wystawcy potwierdzenie rezerwacji stoiska. Weryfikacja zgłoszenia nastąpi do 7 dni od zgłoszenia.

5. Organizator może odmówić wystawcy uczestnictwa w EXPO bez podania przyczyny. Odmowa zostanie przesłana na adres e-mail Wystawcy w ciągu 7 dni od zgłoszenia.

6. W przypadku rezygnacji z uczestnictwa, Wystawca jest zobowiązany do poinformowania Organizatora poprzez wysłania e-maila na adres: expo@zis.krakow.pl najpóźniej 14 dni przed datą rozpoczęcia EXPO.

 

 

III. NAJEM POWIERZCHNI (STOISKA)

1. Wystawca dokonuje zamówienia powierzchni poprzez określenie ilości metrów kwadratowych (szerokość/głębokość), które rezerwuje pod swoje stoisko.

2. Podstawową jednostką rezerwacji jest 1m², przy czym maksymalna głębokość stoiska to 2 m.

3. Rozmieszczenia stoisk dokonuje Organizator na podstawie kolejności zgłoszeń. Powierzchnia Expo jest oznaczona na planie, który stanowi załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu.

4. Powierzchnia stoiska zostanie wyznaczona za pomocą ścianek octanorm. W ramach zabudowy Wystawca otrzymuje napis z nazwą firmy na fryzie stoiska. Organizator nie zapewnia stolików i krzeseł. Wystawca będzie zobowiązany do usunięcia elementów wykraczających poza opłaconą powierzchnię. W przypadku dostępności wolnych (niewynajętej) powierzchni w danym dniu EXPO, Wystawca może złożyć do Organizatora wniosek o przydzielenie powierzchni dodatkowej pod warunkiem opłacenia należności za zajęcie powierzchni dodatkowej. 

5. Zarezerwowane powierzchnie będą zaznaczane na planie EXPO na stronie www.pzucracoviamaraton.pl, a lista Wystawców będzie jawna.

6. Teren Expo jest monitorowany i podlega całodobowej ochronie przed rozpoczęciem EXPO, jak również przez cały okres trwania EXPO.

7. Organizator zastrzega sobie prawo do utrwalenia przebiegu EXPO w  jakiejkolwiek  formie w celach promocyjnych i marketingowych.

7. Każdy Wystawca EXPO otrzyma identyfikator upoważniający do wstępu na teren targowy oraz do parkowania pojazdów w określonym przez Organizatora miejscu podczas trwania EXPO. Każdy z Wystawców może otrzymać maksymalnie 4 identyfikatory. O przydział większej ilości identyfikatorów Wystawca może wystąpić do Organizatora na 14 dni przed rozpoczęciem EXPO. Organizator może odmówić przydzielenia większej ilości identyfikatorów bez podawania przyczyny.

8. Parkowanie pojazdów Wystawców EXPO możliwe jest wyłącznie na parkingu przy Stadionie im. Henryka Reymana od strony ul. Reymonta. Organizator nie umożliwia wjazdu w ul. Reymana.

9. Wystawca ponosi całkowity koszt transportu, wyładunku oraz załadunku swoich towarów. Wystawca zobowiązany jest do zapewnienia we własnym zakresie środków (wózków, platform) umożliwiających transport materiałów z parkingu na miejsce EXPO.

10. Wystawca ponosi odpowiedzialność za towar pozostawiony na stoisku i poza jego powierzchnią. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za żadne mienie Wystawcy utracone lub uszkodzone podczas imprezy. Wystawca zobowiązany jest do udostępniania swojego stoiska dla zwiedzających w dniach i godzinach otwarcia EXPO.

11. Wystawca nie jest uprawniony do podnajmowania lub udostępniania do użytkowania wynajmowanego stoiska.

12. Niedozwolone jest prezentowanie na stoisku oferty niezgodnej z opisem asortymentowym opisanym w formularzu zgłoszeniowym. Ponadto prezentowany przez Wystawcę asortyment nie może naruszać praw osób trzecich, w tym praw autorskich i  pokrewnych.

13. Wystawca zobowiązany jest do przestrzegania zaleceń porządkowych i organizacyjnych wskazanych przez Organizatora, w tym utrzymania stoiska w należytym stanie. Zakazuje się używania przez Wystawcę urządzeń nagłaśniających, dodatkowego oświetlenia itp. mogących zakłócić pracę innych Wystawców. Wystrój stoiska, w tym zastosowane materiały i elementy, nie powinien stwarzać zagrożenia dla osób trzecich.

14. Wystawca ponosi pełną odpowiedzialność za szkody wyrządzone na terenie Stadionu Miejskiego, zarówno rzeczowe jak i osobowe, w tym wobec osób trzecich. 

15.  Organizator nie ponosi odpowiedzialności za niemożliwość korzystania przez Wystawcę z powierzchni wskutek zaistnienia zdarzeń, których Organizator przy zachowaniu należytej staranności nie był w stanie przewidzieć lub którym nie mógł zapobiec, w szczególności w przypadku zaistnienia zdarzenia mającego charakter siły wyższej.

 

IV. PŁATNOŚCI

1. Wystawca zobowiązany jest opłacić należności związane z najmem powierzchni stoiska przelewem na konto Organizatora do 11  kwietnia 2019 r. Faktura VAT zostanie wystawiona na dane podane w formularzu zgłoszenia. Za termin wpłaty przyjmuje się datę wpływu środków na konto Organizatora.

2. Dokonanie opłaty jest równoznaczne z potwierdzeniem uczestnictwa w EXPO.

3. W przypadku, gdy wystawca nie uiści opłaty za stoisko do dnia 11 kwietnia 2019 r. rezerwacja powierzchni zostanie anulowana, a sam Wystawca zostanie skreślony z listy uczestników EXPO.

4. Wpłaty gotówkowe nie będą przyjmowane.

5. Opłata za wynajęcie 1m2 powierzchni wynosi: 150,00 złotych brutto.

6. W ramach opłaty Organizator zapewnia:

  • miejsce ekspozycji  na Stadionie Miejskim im. Henryka Reymana pod trybuną wschodnią;
  • ochronę terenu EXPO na czas trwania EXPO i po zamknięciu;
  • dostęp do bezprzewodowej sieci internetowej;
  • miejsce parkingowe dla 2 samochodów do 3,5 t. zaopatrujących stoisko;
  • prąd
  • utrzymanie czystości hali wystawienniczej

7. Płatności należy dokonać na numer konta:

Odbiorca: Zarząd Infrastruktury Sportowej w Krakowie,

ul. Walerego Sławka 10, 30-633 Kraków

PKO Bank Polski S.A. 55 1020 2892 0000 5102 0590 8753

SWIFT: BPKOPLPW

Tytuł przelewu: „Opłata za EXPO 18. PZU Cracovia Maraton…….”, w miejsce kropek wpisać nazwę Wystawcy podaną w formularzu zgłoszenia.

8. Raz wniesiona opłata nie podlega zwrotowi, chyba że przyczyną zwrotu będą działania, za które odpowiedzialność ponosi Organizator.

 

V. PRZETWARZANIE DANYCH OSOBOWYCH

Informujemy, że Administratorem, czyli podmiotem decydującym o tym, jak będą wykorzystywane Państwa dane osobowe, jest Zarząd Infrastruktury Sportowej w Krakowie, z siedzibą ul. Walerego Sławka 10, 30-633 Kraków.

Państwa dane osobowe będą przetwarzane przez nas w celu realizacji usługi świadczonej  przez Zarząd Infrastruktury Sportowej w Krakowie.

Informujemy, że:

1. Mają Państwo prawo do żądania od Administratora dostępu do Państwa danych osobowych, ich sprostowania, ograniczenia przetwarzania oraz prawo do przenoszenia danych, a także - w przypadkach przewidzianych prawem – prawo do usunięcia danych i prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania Państwa danych.

2. Dane osobowe będą przechowywane przez okres wynikający z przepisów prawa, w szczególności ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych.

3. Mają Państwo prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych z siedzibą ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

4. Podanie danych osobowych jest warunkiem realizacji usługi świadczonej przez  Zarząd Infrastruktury Sportowej w Krakowie  tj. udziału wystawcy w Expo 18 PZU Cracovia Maraton zgodnie z przesłanym do ZIS  formularzem zgłoszeniowym.

5. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednakże niezbędne do wykonania przez ZIS usługi, o którą się Państwo staracie. Nie podanie  tych danych spowoduje brak możliwości realizacji  tej usługi.

6. Państwa dane osobowe będą przetwarzane zgodnie z przepisami rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), tzn. dane będą przetwarzane na podstawie przepisów prawa, a w szczególnych przypadkach – na podstawie Państwa zgody albo w związku z wykonywaniem umowy, której są Państwo stroną.

 

VI. POSTANOWIENIA KOŃCOWE

1. Przepisy regulaminu dotyczą wszystkich Wystawców Expo 18.  PZU Cracovia Maraton.

2. Organizator ma prawo do zmian w Regulaminie, zmiany miejsca odbywania się Expo oraz zmian ustawienia stoisk, na co wystawca wyraża zgodę. O zmianach Organizator będzie informował wystawców drogą mailową oraz zamieści informacje na swojej stronie internetowej.

3. Dokonanie zgłoszenia jest równoznaczne z akceptacją Regulaminu.